Poslovnik o radu Upravnog Odbora

Skupština udruge SIGURNA CESTA- PROMETNA PREVENTIVA MLADIH (u daljnjem tekstu Udruga) na svojoj sjednici održanoj 22. svibnja 2021. donijela je:

POSLOVNIK O RADU UPRAVNOG ODBORA

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Poslovnikom o radu Upravnog odbora Udruge (u nastavku teksta Poslovnik) uređuju se pitanja značajna za rad Upravnog odbora, koja nisu uređena Zakonom o udrugama i Statutom Udruge.
Odredbe ovog Poslovnika obvezuju članove Upravnog odbora i sve ostale osobe koje na bilo koji način sudjeluju u radu tog organa.

Članak 2.

Odredbe ovog Poslovnika moraju biti u skladu s odredbama Statuta Udruge. U slučaju suprotnosti odredbi Poslovnika s odredbama Statuta Udruge, prednost u primjeni imaju odredbe Statuta.

Članak 3.

Upravni odbor u pravilu radi i odlučuje na sjednicama. Upravni odbor može donositi odluke i bez održavanja sjednice, na temelju konzultacije članova elektronskim putem, ako nijedan od članova Upravnog odbora ne zahtijeva održavanje sjednice, odnosno ne protivi se donošenju odluke putem konzultacija.

Članak 4.

Predsjednik Upravnog odbora ili članovi Upravnog odbora koji su inicirali donošenje odluke putem konzultacija članova, dostavljaju odsutnim članovima pismenim putem prijedlog odluke formuliran tako da se o njemu članovi mogu izjasniti sa “ZA” ili “PROTIV”. Uz prijedlog mora se dati i obrazloženje o razlozima takovog donošenja odluke.
Ako odsutni članovi Upravnog odbora prihvate odlučivanje putem konzultacije elektronskim putem, moraju najkasnije u roku od četiri sata od primitka, odnosno najkasnije u roku od dvadesetčetiri sata od trenutka slanja telefaksa ili e-mail poruke iz prethodnog članka,dostaviti telefaks, telegram ili e-mail odgovor u kojem će biti jasno i nedvojbeno izraženo kako je odsutni član glasao.
Nakon što primi izjave svih članova Upravnog odbora koji odluče glasati putem elektronske konzultacije, predsjednik će zapisnički utvrditi kako je koji član glasao i utvrditi je li odluka donesena. Zapisnik će potpisati predsjednik i zapisničar, te će ga dostaviti članovima redovnim putem.
Odluka donesena na način opisan prethodnim stavkom ovog članka, mora se verificirati na prvoj sljedećoj sjednici Upravnog odbora.

Članak 5.

Ako odsutni članovi Upravnog odbor ne prihvate način odlučivanja iz članka 4. ovoga Poslovnika, dužni su svoje protivljenje donošenju odluke dostaviti predsjedniku Upravnog odbora ili članovima Upravnog odbora koji su inicirali donošenje odluke u pisanom obliku i to u rokovima iz stavka 2. ovog članka.
Ako se i po proteku roka od dvadesetčetiri sata od trenutka slanja elektronske poruke iz stavka 1. ovog članka, odsutni članovi ne očituju, glas će se smatrati nevažećim.
Ako za to postoje opravdani razlozi, predsjednik Upravnog odbora može produžiti rokove iz stavka 2. članka 4.

Članak 6.

Odlučivanje putem elektronskih konzultacija članova u pravilu će se provesti u hitnim slučajevima kada bi čekanje na sjednicu uzrokovalo nastupanje štete za Udrugu ili propuštanje kakve koristi, a u drugim slučajevima samo kada nije potrebno posebno raspravljati o prijedlogu odluke koja se ima donijeti.
Ako se ne provede odlučivanje putem elektronske konzultacija članova, predsjednik je dužan u razumnom roku sazvati redovnu sjednicu Upravnog odbora.

II. PRIPREMANJE SJEDNICE

Članak 7.

Sjednice Upravnog odbora održavaju se prema potrebi, ali najmanje četiri puta godišnje.

Članak 8.

Mjesto održavanja sjednice određuje predsjednik Upravnog odbora, odnosno osobe koje sazivaju sjednicu Upravnog odbora.

III. SAZIVANJE SJEDNICA

Članak 9.

Dnevni red sjednice Upravnog odbora predlaže predsjednik Upravnog odbora, odnosno osobe koje u skladu sa Statutom imaju pravo sazvati sjednicu.

Članak 10.

Članovi Upravnog odbora pozivaju se na sjednicu pismenim pozivom ili elektronskim putem. U pozivu za sjednicu obvezno će se naznačiti mjesto u kojem će se sjednica održati kao i prijedlog dnevnog reda. Uz poziv na sjednicu dostavit će se svakom članu Upravnog odbora pismeni materijal koji je nužan za odlučivanje o pojedinim točkama dnevnog reda, te zapisnik s prethodne sjednice Upravnog odbora, ako on nije članovima dostavljen ranije.

Članak 11.

Poziv za sjednicu i njegovi prilozi dostavljaju se članovima Upravnog odbora najkasnije osam dana prije dana održavanja sjednice.
Iznimno, u osobito hitnim slučajevima, sjednica Upravnog odbora može se sazvati i u roku kraćem od osam dana. U tom će se slučaju prijedlog dnevnog reda priopćiti članovima na samom početku sjednice, a pismeni materijali podijeliti neposredno prije početka sjednice.
Predsjednik Upravnog odbora dužan je prije prelaska na prvu točku dnevnog reda, članovima Upravnog odbora iznijeti razloge za sazivanje sjednice po hitnom postupku.

IV. ODRŽAVANJE SJEDNICE

Članak 12.

Sjednicama predsjedava predsjednik Upravnog odbora, a u slučaju njegove spriječenosti dopredsjednik. U slučaju da su i predsjednik i dopredsjednik Upravnog odbora spriječeni, a Upravni odbor se može valjano održati, radom sjednice rukovodi najstariji član Upravnog odbora.

Članak 13.

Predsjednik Upravnog odbora dužan je prije otvaranja sjednice utvrditi jesu li ispunjeni uvjeti za održavanje sjednice, odnosno da je sjednici nazočan natpolovičan broj svih članova Upravnog odbora.
Prisutnim se smatra i onaj član Upravnog odbora koji je svojom punomoći u pisanom obliku ovlastio drugu osobu da sudjeluje u radu odbora i da glasa u njegovo ime.

Članak 14.

Dnevni red utvrđuje se na temelju prethodno dostavljenog pismenog poziva.
Član Upravnog odbora koji želi dopuniti dnevni red s novom točkom mora takav prijedlog dostaviti ostalim članovima Upravnog odbora, najkasnije u roku od jednog dana prije dana održavanja sjednice.
Upravni odbor najprije odlučuje o prijedlozima za dopunu dnevnog reda, a tek onda o prijedlozima koji se nalaze u pozivu za sjednicu.

Članak. 15.

Predsjednik Upravnog odbora dužan je, prije nego što zaključi raspravu o pojedinom pitanju, ocijeniti jesu li raspravljeni svi elementi značajni za donošenje pravilne i zakonite odluke.
Ako Upravni odbor ocijeni da se na temelju iznesenih i raspravljenih činjenica ne može odlučiti, može zatražiti dopunsko obrazloženje ili podatke i odrediti da će se o takvoj točki dnevnog reda odlučivati na sljedećoj sjednici. U svom zaključku Upravni će odbor zadužiti točno određenu osobu za davanje dopunskog obrazloženja, odnosno prikupljanje dodatnih podataka, te će joj odrediti i rok u kojem je to dužna učiniti.

Članak 16.

Upravni odbor donosi odluku javnim glasanjem većinom, podizanjem ruke. U slučaju jednako podijeljenih glasova smatra se da je donesena odluka za koju je glasao predsjedavajući.
U Upravnom odboru dopušteno je i glasanje telefonom ili elektronskim putem, ako se nijedan od članova Upravnog odbora prisutnih na sjednici u konkretnom slučaju tome ne usprotivi, uz naknadnu pismenu potvrdu ili verifikaciju na prvoj sljedećoj sjednici.

Članak 17.

Član Upravnog odbora može se suzdržati od glasanja samo u slučaju ako se odlučuje o nekom njegovom pojedinačnom pravu ili pravnom interesu.
U svim ostalim slučajevima član Upravnog odbora mora se jasno i određeno izjasniti za ili protiv prijedloga odluke.
Članovi Upravnog odbora koji su glasali protiv usvojene odluke, imaju pravo tražiti da se u zapisnik unese njihovo izdvojeno mišljenje.

V. ZAPISNIK SJEDNICE

Članak 18.

(1) Zapisnik mora sadržavati:

redni broj sjednice Upravnog odbora
datum i mjesto održavanja sjednice
imena i prezimena prisutnih i odsutnih članova Upravnog odbora,s naznakom razloga odsutnosti
imena, prezimena i funkcije prisutnih osoba koje nisu članovi Upravnog odbora, te ime i prezime zapisničara, vrijeme početka i završetka sjednice
utvrđeni dnevni red, iznesene prijedloge odluka po pojedinim točkama dnevnog reda o kojima se odlučivalo na sjednici, ako se ti prijedlozi razlikuju od odluka iz predloženog dnevnog reda
donesene odluke i zaključke o svakoj točki dnevnog reda s rezultatima glasanja
imena i prezimena osoba koje su sudjelovale u raspravi, s bitnim sadržajem njihove rasprave.

Članak 19.

Zapisnik se sastavlja najkasnije u roku od deset dana računajući od dana održavanja sjednice.
Prijepis zapisnika sa sjednice, koji sadrži bitni sadržaj pojedinih rasprava te odluke i zaključke koje je donio Upravni odbor, u obliku izvoda iz zapisnika, u pravilu se dostavljaju članovima u roku od četrnaest dana od dana održavanja sjednice.
Samoiznimno, iz razloga koji se na narednoj sjednici mogu opravdati, zapisnik se može dostaviti najkasnije uz materijale i poziv za sljedeću sjednicu Upravnog odbora.

Članak 20.

Zapisnik na čije zaključke i odluke nije bilo primjedbi, odnosno zapisnik u kojem su, suglasno prihvaćenim primjedbama, izvršene izmjene, smatra se usvojenim.
Usvojeni zapisnik vlastoručno potpisuju: zapisničar i predsjednik Udruge

VI. PRAVA I OBVEZE ČLANOVA UPRAVNOG ODBORA

Članak 21.

Član Upravnog odbora u obavljanju svoje funkcije ne smije koristiti svoje svojstvo člana Upravnog odbora radi stjecanja posebnih pogodnosti koje ne proizlaze iz tog svojstva.

Članak 22.

(1) Svaki član Upravnog odbora ima pravo i obvezu

predlagati i provoditi nove programe i projekte u interesu članova Udruge kao i za Udrugu
prisustvovati što većem broju sjednica Upravnog odbora
biti informiran o svim projektima Udruge
obavljati zaduženja koja mu se odrede na sjednicama Upravnog odbora.

Članak 23.

Ako je član Upravnog odbora spriječen da prisustvuje sjednici, dužan je o tome obavijestiti predsjednika i to najkasnije dva dana prije održavanja sjednice.

VII. PREDSJEDNIK UPRAVNOG ODBORA

Članak 24.

Predsjednik Upravnog odbora organizira i rukovodi radom Upravnog odbora, a napose:
saziva sjednice i rukovodi sjednicama Upravnog odbora
koordinira rad Udruge (podružnica, sekcija, ogranaka, odbora, radnih grupa)
saziva sastanke s voditeljima, savjeta, odbora i projekata
utvrđuje postojanje kvoruma
utvrđuje prijedloge odluka i zaključaka, te ih stavlja na glasanje
utvrđuje i objavljuje rezultate glasanja o pojedinim prijedlozima koji su bili na dnevnom redu
potpisuje sve akte koje donosi Upravni odbor
određuje dugoročnu strategiju razvoja Udruge i uspostavlja kontakte s drugim udrugama i institucijama
brine se o tome da se u radu Upravnog odbora poštuju odredbe Zakona, Statuta udruge i odluka Skupštine Udruge.
Odredbe ovog poslovnika o predsjedniku Upravnog odbora odnose se i na osobu koja ga zamjenjuje za vrijeme njegove odsutnosti.

VIII. DOPREDSJEDNIK UPRAVNOG ODBORA

Članak 25.

Dopredsjednik zamjenjuje Predsjednika Udruge u skladu sa Statutom i ovim Poslovnikom, a posebno:
pomaže predsjedniku u obavljanju dužnosti
nadgleda izvođenje projekata Udruge koje su mu stavljene u nadležnost
prima izvješća o projektima i financijska izvješća.

IX. BLAGAJNIK

Članak 26.

Blagajnik vodi knjigu prihoda i rashoda te blagajnu Udruge i shodno tome priprema sve isplate i prima sve uplate članarina, donacija i potpora.
U suradnji s tajnikom vodi knjigu članova i organizira upisivanje novih članova i obnavljanje članarine.
Daje prijedloge za godišnja financijska izvješća koje priprema u suradnji s tajnikom.

X. JAVNOST RADA

Članak 27.

Upravni odbor radi u pravilu na sjednicama kojima prisustvuju samo članovi Upravnog odbora Udruge.
Na sjednicu Upravnog odbora mogu se pozivati u svezi pojedinih točaka dnevnog reda određeni članovi savjeta i odbora.
Upravni odbor može odlučiti kada na sjednicu treba pozvati širu javnost.